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C DIGO DE CONDUCTA ENERO 2020
Pr logo de Marie Christine Coisne Roquette Presidenta y Philippe Delpech Director General 03 Introducci n 04 Comit Ejecutivo nuestro Compromiso 05 Gobierno y Responsabilidad 06 Implantaci n y Cumplimiento del C digo de Conducta 07 C mo plantear una Duda o Preocupaci n 08 Nuestros Valores 09 NUESTROS PRINCIPIOS COMO EMPLEADOR 10 Derechos humanos Intimidaci n Acoso y Discriminaci n Salud y Seguridad Proteger nuestra Imagen al utilizar las Redes sociales Privacidad y Ciberseguridad Protecci n de Activos Informaci n confidencial y sensible 11 12 13 14 15 16 17 NUESTROS PRINCIPIOS COMO EMPRESA 18 Integridad empresarial Regalos e Invitaciones Conflicto de Intereses Prevenci n del Fraude Competencia leal Selecci n de proveedores 19 20 21 22 23 24 NDICE NUESTROS PRINCIPIOS COMO CIUDADANO 26 Medio Ambiente Contribuci n a las Comunidades locales Contribuciones pol ticas y Presi n Control del Comercio internacional Prevenci n del Blanqueo de Capitales Presentaci n de Informes exactos e Integridad financiera 27 28 29 30 31 32 Recuerde Contacto 35
S onepar es una empresa familiar independiente fundada en 1969 l der en el mercado mundial de distribuci n B2B de productos y soluciones el ctricas y servicios relacionados Aprovechando las competencias y la pasi n de sus colaboradores cada d a Sonepar proporciona a sus clientes un mejor nivel de servicios y experiencias El objetivo de Sonepar es ser La R f rence a pionera para todas sus partes interesadas En 2018 creamos un plan estrat gico original llamado Impact que se centra en los cuatro pilares siguientes desempe o porque sin beneficios Sonepar no puede invertir ni crecer personas creando programas progresivos para orientar a nuestros equipos hacia el futuro y a trav s de la transici n digital clientes centr ndonos en el cumplimiento y una organizaci n y experiencia cada vez m s enfocadas al cliente y planeta con prioridades clave en materia de medio ambiente sostenibilidad a largo plazo y sociedad La historia de Sonepar destaca por nuestra adaptaci n continua a nuevas pr cticas clientes y productos construidos en base a nuestros valores fundamentales y de larga tradici n Nos enorgullecemos de nuestra capacidad de ejecutar Tambi n sabemos que actitudes esenciales como la integridad la honestidad y la confianza propician el xito de Sonepar Cuando nos enfrentamos a decisiones dif ciles en el transcurso de nuestro trabajo la tica el Compliance y la integridad son siempre nuestras m ximas prioridades y pedimos lo mismo a las personas que nos rodean Tenemos distintas procedencias y unidades operativas pero compartimos los mismos valores normas de gobierno corporativo y principios de acci n para impulsar un crecimiento s lido y duradero Creemos que la integridad la honestidad la confianza y el respeto nunca deben sacrificarse por el af n de obtener beneficios Para Sonepar cumplir con las normas legales y ticas es esencial para que el negocio sea sostenible Nuestra visi n orientada al compliance es una fuente de valor a adido que nos ayuda a garantizar nuestro crecimiento a largo plazo Nuestro compromiso queda formalizado en este C digo de Conducta Sin embargo son sus acciones y decisiones como colaboradores las que determinan nuestra capacidad para funcionar como un grupo tico Son la primera l nea de defensa contra las infracciones del C digo de Conducta Contamos con ustedes para que vengan a plantearnos sus preocupaciones si ven o sospechan de un comportamiento poco tico contactando con su director o con la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance de Sonepar o utilizando nuestro proceso de denuncia Les damos las gracias por contribuir al xito de Sonepar y por defender y cumplir este C digo de Conducta Somos Sonepar Powered by Difference MARIE CHRISTINE COISNE ROQUETTE PHILIPPE DELPECH Presidenta Director General SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 03
INTRODUCCI N El Grupo Sonepar tiene el compromiso de cumplir las leyes que rigen sus actividades Este compromiso de actuar con tica e integridad se formaliz en la primera versi n de nuestro C digo de Conducta en diciembre de 2017 Este C digo de Conducta revisado se desarrolla a partir de la versi n anterior abordando las evoluciones normativas incorporando ideas basadas en la experiencia pr ctica y aprovechando los mapas de riesgo de corrupci n y tr fico de influencias de Sonepar El C digo de Conducta entra en vigor en enero de 2020 Ser actualizado cada cierto tiempo Est disponible p blicamente en la p gina web corporativa de Sonepar www sonepar com El cumplimiento diario en todas partes es esencial para seguir garantizando el xito de Sonepar a largo plazo Vanessa SANSEN Vicepresidenta de Asuntos Jur dicos y Compliance 04 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020
COMIT EJECUTIVO NUESTRO COMPROMISO La integridad y el cumplimiento son condiciones indispensables para hacer negocios y una responsabilidad compartida por todos NUESTROS SOCIOS COMERCIALES SABEN QUE NUESTRO COMPROMISO DE SER LA R F RENCE NO ES SOLO UN CONCEPTO ES PARTE DE LO QUE SOMOS Y REFLEJA NUESTRA VISI N DE SER L DERES COMPETITIVOS CREATIVOS Y TICOS EN NUESTRO SECTOR Philippe DELPECH Director General J r mie PROFETA Director Empresa Digital Andros NEOCLEOUS Sara BIRASCHI ROLLAND Director Financiero Matt POTHECARY Directora de Recursos Humanos Director de Comunicaci n y Sostenibilidad Patrick SALVADORI Presidente Europa Occidental y Am rica del Sur Rob TAYLOR Presidente Am rica del Norte Beno t PEDOUSSAUT Presidente Francia Olivier CATHERINE Director del Departamento Jur dico Stefan STEGEMANN Presidente Europa Central y del Norte J r me MALASSIGNE Director de Marketing Estrat gico y Aprovisionamiento y Operaciones Asia Pac fico SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 05
GOBIERNO Y RESPONSABILIDAD EL CUMPLIMIENTO DEL C DIGO DE CONDUCTA DE SONEPAR ES UNA RESPONSABILIDAD QUE COMPARTEN TODOS LOS DIRECTORES Y COLABORADORES DE SONEPAR Se han identificado responsabilidades de gobernanza espec ficas a todos los niveles de la empresa con expectativas adicionales definidas para los directores El C digo sirve como referencia para orientar la toma de decisiones y las acciones de todos con el asesoramiento de toda la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance y los dem s departamentos relevantes EJECUTIVO Decisiones estrat gicas y liderazgo Presidente Consejo de Administraci n Comit de Auditor a Director General Comit Ejecutivo Evaluaci n del programa de Compliance EVALUACI N SEDE COMPLIANCE GOBIERNO Control interno Auditor a interna Departamento Jur dico Asuntos jur dicos Riesgos y Compliance Dise o y supervisi n del programa de Compliance Gener REGI N PA S Implantaci n del programa de Compliance Direcci n General Pa s Direcci n General Filial Departamentos Jur dicos Regionales Abogados Pa ses y Defensores del Compliance RESPONSABILIDADES INDIVIDUALES Se espera que todos los colaboradores est n familiarizados con el C digo de Conducta y sus Pol ticas y Procedimientos asociados para cumplir con sus principios y normas y comportarse de una manera tica en todas las circunstancias La Direcci n tiene responsabilidades adicionales y desempe an un papel clave a la hora de garantizar el cumplimiento que incluyen comentar y promover entre sus equipos y socios comerciales los principios y normas establecidos en el C digo de Conducta y sus Pol ticas y Procedimientos asociados 06 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 crear y mantener un clima de confianza que haga que los colaboradores se sientan c modos haciendo preguntas y planteando sus preocupaciones predicar con el ejemplo garantizar la implantaci n eficaz del C digo de Conducta y sus Pol ticas y Procedimientos asociados y responder a las preguntas consultar a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Cumplimiento en caso de duda e informar y transmitir las preocupaciones a los superiores
IMPLANTACI N Y CUMPLIMIENTO DEL C DIGO DE CONDUCTA A QUI N AFECTA EL C DIGO DE CONDUCTA El C digo de Conducta afecta a todos los colaboradores de Sonepar en todas las empresas operativas alrededor del mundo incluidas entre otras las joint ventures controladas Cuando Sonepar sea un accionista minoritario en una joint venture intentaremos garantizar que la mayor a de accionistas y la direcci n respeten los principios del C digo de Conducta y apliquen criterios equivalentes Sonepar espera que todos los socios comerciales cumplan los estrictos principios ticos de Sonepar Adem s del C digo de Conducta se han establecido unos criterios espec ficos en el C digo de Conducta para Proveedores TOMAR LA DECISION CORRECTA En caso de duda h gase las siguientes preguntas Lo que estoy haciendo es legal y estoy autorizado a hacerlo NO ESTOY p NOSEGURO S Est en consonancia con el C digo de Conducta y otras pol ticas y procedimientos internos NO ESTOY p NOSEGURO S C DIGOS DE CONDUCTA LOCALES Sonepar funciona en decenas de pa ses cada uno con unos requisitos legales y normativos nicos Sonepar ha adoptado este C digo de Conducta mundial para proporcionar una descripci n general de los compromisos normas y procesos que rigen nuestras operaciones diarias en todo el mundo Algunos pa ses aplican leyes y normativas m s estrictas Si este C digo de Conducta entra en conflicto con un c digo de conducta local de Sonepar prevalecer este C digo de Conducta a menos que el c digo de conducta local establezca unos criterios m s estrictos C MO TOMAR LA DECISI N CORRECTA El C digo de Conducta establece las normas que deben seguir todos los colaboradores y proporciona recursos para ayudarles a abordar los problemas que puedan surgir en distintas situaciones Los siguientes cap tulos ofrecen informaci n resumida de cada tema y definen lo que est en juego y lo que DEBE y NO DEBE hacerse El C digo de Conducta ha sido desarrollado como una gu a para ayudar a los colaboradores a abordar la mayor a de situaciones a las que pueden enfrentarse en sus actividades diarias y que puedan plantear problemas ticos o de integridad Sin embargo el C digo de Conducta no puede anticipar todas las situaciones que pueden producirse Adoptar decisiones ticamente puede parecer complicado ya que a menudo implica tomar decisiones que van m s all de simplemente respetar una serie de normas En estas situaciones se espera que todos utilicemos nuestro mejor juicio para tomar las decisiones correctas y consultemos a los recursos identificados para pedirles consejo Da una buena imagen de m mi unidad de negocio y o Sonepar NO ESTOY p NOSEGURO Pida consejo S Es lo correcto y estoy dando ejemplo NO ESTOY p NOSEGURO S Si la respuesta a cualquiera de las preguntas anteriores le plantea dudas no se lo guarde Hable con su director alguien del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance de su Departamento de RRHH u otros recursos de Sonepar Seguro que podr n ayudarle QU SUCEDE EN CASO DE INCUMPLIMIENTO DEL C DIGO DE CONDUCTA El incumplimiento del C digo de Conducta y sus Pol ticas y Procedimientos asociados puede tener consecuencias muy negativas Estas consecuencias pueden ser graves no solo para Sonepar sino tambi n para las personas implicadas y pueden incluir entre otras medidas disciplinarias multas prisi n y da os a la reputaci n Todas las infracciones del C digo de Conducta o sus Pol ticas y Procedimientos asociados son tratadas como asuntos graves El incumplimiento puede derivar en sanciones disciplinarias que pueden incluir la rescisi n del contrato laboral y posibles acciones legales contra los infractores SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 07
C MO PLANTEAR UNA DUDA O PREOCUPACI N SONEPAR HA ESTABLECIDO UN PROCEDIMIENTO DE DENUNCIA DE IRREGULARIDADES PARA QUE LOS COLABORADORES SOCIOS COMERCIALES O TERCEROS PUEDAN DENUNCIAR POSIBLES INFRACCIONES DE LA LEY O DEL C DIGO DE CONDUCTA LAS POL TICAS O LOS PROCESOS DE SONEPAR SE ANIMA A LOS DIRECTORES COLABORADORES O CUALQUIER PERSONA CONTRATADA POR SONEPAR A DENUNCIAR LAS INFRACCIONES O POSIBLES INFRACCIONES E n la mayor a de los casos el responsabledel colaborador es la opci n preferida para informar de dichas dudas o preocupaciones Sin embargo si un colaborador no se siente c modo compartiendo sus dudas o preocupaciones con su responsable los Departamentos de Recursos Humanos Jur dico groupcompliance sonepar com y la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Cumplimiento est n disponibles para escucharle La plataforma de denuncia est gestionada por un destacado proveedor externo elegido por Sonepar para este servicio Las denuncias pueden efectuarse las 24 horas del d a en 20 lenguas distintas Si un colaborador quiere hacer una denuncia sin interaccionar directamente con el personal de Sonepar o si la persona que quiere denunciar es externa a Sonepar est disponible una plataforma de denuncia Sonepar proh be las represalias a cualquier denunciante que notifique de buena fe una infracci n real o supuesta 08 Se puede acceder a la plataforma a trav s del siguiente enlace www sonepar com alert Todas las denuncias efectuadas de buena fe conforme a este procedimiento permanecer n confidenciales independientemente de c mo hayan sido notificadas SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 i M S INFORMACI N Para m s detalles consulte el Procedimiento de denuncia de Sonepar Si tienen preguntas sobre este procedimiento los colaboradores pueden consultar a su director al Departamento Jur dico en groupcompliance sonepar com el Departamento de Recursos Humanos o el sistema de denuncia del proveedor externo de Sonepar en www sonepar com alert
NUESTROS VALORES COMO GRUPO INDEPENDIENTE E INTERNACIONAL SONEPAR CONF A EN EL ESP RITU EMPRENDEDOR Y DE INICIATIVA LOCAL POR PARTE DE SUS COLABORADORES SOMOS UNA EMPRESA CENTRADA EN LAS PERSONAS QUE HACE HINCAPI EN EL EMPODERAMIENTO LA CONFIANZA Y LA RESPONSABILIDAD Nuestras acciones como empresa y las que llevan a cabo nuestros colaboradores diariamente se gu an por unos valores que compartimos como empresa y que definen nuestra cultura PASI N PERSONAS Que mantiene y refuerza nuestro compromiso diario en el trabajo La clave del desarrollo empresarial RESPETO La base de todas nuestras relaciones LA R F RENCE Esta es nuestra ambici n ser la referencia para nuestras partes interesadas tambi n en t rminos de tica y de pr cticas comerciales SINERGIAS Que aprovechamos aprendiendo unos de otros para aumentar nuestra Eficiencia RENTABILIDAD Que nos hace libres e independientes CLIENTES FUTURO Cuyas vidas intentamos simplificar y facilitar Porque lo que cuenta es lo que perdura SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 09
NUESTROS PRINCIPIOS COMO EMPLEADOR Compliance respeto y liderazgo justo son la base de nuestra actividad diaria en nuestros equipos y de cara a nuestros colaboradores 48 000 embajadores comprometidos de Sonepar muestran diariamente su compromiso con estas prioridades Sara BIRASCHI ROLLAND Directora de Recursos Humanos 10 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020
LO QUE DEBE SABER DERECHOS HUMANOS SONEPAR SE COMPROMETE A RESPETAR LOS DERECHOS HUMANOS EN PARTICULAR SONEPAR PROH BE CUALQUIER FORMA DE TRABAJO INFANTIL Y FORZADO TR FICO DE PERSONAS Y DISCRIMINACI N ILEGAL TRABAJAMOS PARA GARANTIZAR QUE LA CONDUCTA DE TODOS LOS COLABORADORES SEA COHERENTE CON LOS PRINCIPIOS INTERNACIONALES Sonepar fomenta el respeto la diversidad y la honestidad en toda la empresa Comparte los principios descritos en la Declaraci n Universal de Derechos Humanos las Directrices de la Organizaci n para la Cooperaci n y el Desarrollo Econ mico OCDE para Empresas Multinacionales y las de la Organizaci n Internacional del Trabajo OIT Las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales son recomendaciones dirigidas por los gobiernos a empresas multinacionales sobre principios y normas para una conducta empresarial responsable en un contexto mundial La Organizaci n Internacional del Trabajo es una agencia de las Naciones Unidas que promueve derechos humanos y laborales reconocidos internacionalmente La OIT re ne a empresarios representantes de los empleados y 187 Estados miembro para establecer normas de trabajo y desarrollar pol ticas y programas que fomenten unas normas laborales decentes para todos los hombres y mujeres El trabajo forzado es cualquier trabajo o servicio realizado contra la voluntad de una persona bajo amenazas de castigo El trabajo infantil se refiere al trabajo de ni os menores de una cierta edad QU EST EN JUEGO El desarrollo individual de cada colaborador y un entorno de trabajo positivo son condiciones necesarias para el xito colectivo de Sonepar Millones de personas son sometidas a trabajos forzados actualmente y casi todos los pa ses se ven afectados El trabajo forzado y el trabajo infantil est n estrechamente ligados y no deber an tolerarse nunca en nuestro entorno de trabajo o por nuestros socios comerciales CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Respetar los derechos humanos en todas partes todos los d as en cualquier circunstancia D Ser conscientes y cumplir con las leyes y normativas laborales aplicables D Potenciar un lugar de trabajo diverso e inclusivo donde todos los colaboradores se traten entre ellos con respeto y dignidad y disfruten de igualdad de oportunidades LO QUE NO DEBE HACER D Tolerar ninguna conducta que pueda influir negativamente en la dignidad de una persona incluido el trabajo infantil o forzado o el tr fico de personas D Aceptar ninguna conducta que pueda interferir en el desempe o laboral de una persona o que pueda crear un entorno de trabajo intimidatorio hostil u ofensivo M S INFORMACI N i Para m s detalles consulte con su Departamento de RRHH o la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance Puede encontrar informaci n adicional sobre derechos humanos en https www ilo org http www oecd org corporate mne y https www un org en universal declaration humanrights SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 11
LO QUE DEBE SABER La intimidaci n y el acoso incluyen un comportamiento f sico visual o verbal desagradable u otro comportamiento de cualquier tipo que cree un entorno intimidatorio ofensivo u hostil La discriminaci n significa tratar a una persona o grupo de personas menos favorablemente que a otra persona o grupo de personas debido a sus circunstancias o caracter sticas personales incluidos entre otros raza etnia religi n color de piel sexo nacionalidad edad orientaci n sexual estado civil estructura familiar origen social informaci n gen tica discapacidad embarazo reserva militar o condici n de veterano opiniones pol ticas o filos ficas o actividades sindicales INTIMIDACI N ACOSO Y DISCRIMINACI N SONEPAR ESPERA QUE TODOS TRATEMOS A LOS DEM S DE UNA MANERA PROFESIONAL BASADA EN EL RESPETO MUTUO LA CONFIANZA Y LA DIGNIDAD INDIVIDUAL SONEPAR PROMUEVE UN ENTORNO DE TRABAJO LIBRE DE CUALQUIER FORMA DE DISCRIMINACI N INTIMIDACI N O ACOSO HACIA LOS COLABORADORES CONTRATISTAS O CANDIDATOS A UN EMPLEO QU EST EN JUEGO La intimidaci n el acoso y la discriminaci n pueden provocar un deterioro de las condiciones laborales y puede da ar la salud f sica o mental de los colaboradores o su carrera profesional Un entorno de trabajo donde todo el mundo se sienta respetado independientemente de sus caracter sticas nicas mejora el rendimiento y aumenta la motivaci n M S INFORMACI N i Para m s detalles consulte con su Departamento de RRHH o la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Crear un entorno de trabajo que est libre de discriminaci n intimidaci n acoso y o represalias D Hacer comentarios y dar opiniones de una manera correcta y respetuosa D Basar las decisiones de empleo solo en calificaciones y m ritos profesionales 12 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Tolerar o ignorar cualquier forma de discriminaci n intimidaci n o acoso de compa eros o de cualquier otra persona con la que tengamos relaciones comerciales D Tomar decisiones de empleo basadas en las caracter sticas personales
LO QUE DEBE SABER La protecci n de la salud y la seguridad es una batalla diaria No debemos bajar la guardia nunca SALUD Y SEGURIDAD La salud y la seguridad en el lugar de trabajo dependen de todos nosotros Debemos permanecer siempre alerta para identificar riesgos gestionarlos y concienciar con el fin de evitar enfermedades y accidentes PROTEGER LA SALUD LA SEGURIDAD Y EL BIENESTAR DE NUESTROS COLABORADORES Y SOCIOS COMERCIALES EN TODO EL MUNDO ES UNA DE LAS M XIMAS PRIORIDADES DE SONEPAR QU EST EN JUEGO Proteger la salud la seguridad y el bienestar de nuestros colaboradores y socios comerciales no es solo una obligaci n tambi n contribuye al xito comercial de Sonepar CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D All donde Sonepar est presente garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas de salud y seguridad y las normas de trabajo locales de Sonepar D Asegurarse de que las normas de salud y seguridad son respetadas por todos en su lugar de trabajo D Denunciar inmediatamente si observa riesgos para la salud o la seguridad D Intervenir o interrumpir una tarea sin temor a represalias si observa una acci n o condici n insegura o peligrosa en un lugar de trabajo o si existe alg n problema respecto al control adecuado de un riesgo de salud y seguridad LO QUE NO DEBE HACER D Hacer algo que pueda infringir las normas de salud y seguridad aplicables o los requisitos normativos D Participar en actividades que puedan poner en peligro la salud y seguridad de los colaboradores o terceros ya sea en el trabajo o fuera de l D No solucionar los problemas de equipos o m quinas que no funcionan bien aplazar el mantenimiento o inspecci n de los equipos o hacer concesiones en cuanto a los m todos de trabajo seguros por el motivo que sea D No informar sobre un accidente que haya provocado lesiones por menores que sean i M S INFORMACI N Cualquier pregunta o duda puede enviarla a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance o a su Departamento de RRHH D Crear riesgos para su bienestar f sico o mental o el de sus colaboradores por ejemplo aceptando o imponiendo plazos inaceptables realizado o exigiendo peri dicamente horarios laborales m s largos o trabajando demasiado fuera del horario normal de trabajo SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 13
LO QUE DEBE SABER Las redes sociales incluyen cualquier canal de comunicaci n digital que permite a las personas crear y compartir contenidos y publicar comentarios p ginas de redes sociales plataformas de v deos y fotos blogs etc Es usted libre de utilizar las redes sociales pero es importante que sepa que todas las publicaciones y comentarios que comparte en un medio social son p blicos cualquiera puede verlos tanto si est n en sus redes sociales como si no Muchos incluyen detalles del lugar donde trabajan en las redes sociales y todos en gran medida son embajadores de Sonepar y sus marcas cuando publican en las redes sociales PROTEGER NUESTRA IMAGEN AL UTILIZAR LAS REDES SOCIALES todo tipo EL AUGE DE LAS REDES SOCIALES HA CAMBIADO LA MANERA DE COMPARTIR LA INFORMACI N EN NUESTRAS VIDAS PERSONALES Y PROFESIONALES SI BIEN LAS REDES SOCIALES CREAN NUEVAS OPORTUNIDADES DE COMUNICACI N Y COLABORACI N SU USO TAMBI N CONLLEVA RESPONSABILIDADES ADICIONALES QUE DEBEN CONOCER Y SEGUIR COMO COLABORADORES DE SONEPAR QU EST EN JUEGO Todos son embajadores de Sonepar y sus marcas cuando publican en las redes sociales Lo que cualquiera publica en las redes sociales ya sea en el mbito personal o profesional puede tener implicaciones para nosotros como personas para Sonepar y para nuestros colaboradores Sus comunicaciones con el p blico deben ser siempre honestas y directas protegiendo la reputaci n y la informaci n confidencial de Sonepar CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER i M S INFORMACI N Para detalles adicionales consulte al Departamento de Comunicaci n y Desarrollo Sostenible de Sonepar la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance su Departamento de RRHH o su Departamento de TI Para ayudarle a utilizar los medios sociales de manera responsable y positiva consulte las Directrices sobre Medios Sociales de Sonepar 14 D Diferenciar siempre entre las comunicaciones profesionales y personales D Dejar claro que sus opiniones son personales D Utilizar el buen juicio al publicar D Obtener permiso antes de referirse a otra persona o publicar una foto suya D Pararse a pensar si puede incomodarle a usted o a Sonepar aunque solo sea un poco pi nselo dos veces D Recordar que Internet nunca olvida lo que publique seguramente permanecer en la red durante d cadas D Tener cuidado al hablar de temas que provoquen tensi n y mostrar respeto por las opiniones de los dem s D Recordar que la integridad es nuestra baza m s importante SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Responder a solicitudes del p blico o los medios sin la autorizaci n de la direcci n D Publicar nada negativo sobre nuestra competencia proveedores o clientes D Revelar ninguna informaci n propietaria o confidencial sobre Sonepar o sus marcas D Utilizar su direcci n de correo electr nico profesional para comunicarse en las redes sociales sobre temas no relacionados con el trabajo D Publicar su direcci n de correo electr nico profesional abiertamente en los foros de las redes sociales D Publicar detalles personales de otros colaboradores clientes o proveedores por Internet D Dejar comentarios p blicos en Internet sobre asuntos legales relacionados con el trabajo
LO QUE DEBE SABER El mundo depende m s que nunca de la tecnolog a Como resultado de ello se ha disparado la creaci n de datos digitales Actualmente las empresas y los gobiernos guardan y env an datos electr nicamente Los dispositivos y sus sistemas subyacentes tienen vulnerabilidades que cuando se aprovechan socavan la salud y los objetivos de una empresa PRIVACIDAD Y CIBERSEGURIDAD SONEPAR RESPETA LA PRIVACIDAD DE TODOS SUS COLABORADORES SOCIOS COMERCIALES Y OTRAS PARTES INTERESADAS Muchos pa ses en los que Sonepar est presente han implantado normativas muy estrictas sobre la recopilaci n y el uso de datos personales como el nombre fecha de nacimiento foto y direcci n de correo electr nico QU EST EN JUEGO Una violaci n de los datos puede tener una serie de consecuencias desastrosas para cualquier empresa Puede da ar la reputaci n de una empresa por culpa de la p rdida de confianza de los socios y otras partes interesadas El incumplimiento de las normas de protecci n de datos y las leyes de privacidad puede derivar en una p rdida de ingresos y sanciones legales Es esencial un fuerte compromiso de toda la empresa con la ciberseguridad Conforme a su Pol tica de seguridad TI Sonepar exige que se tomen medidas para garantizar la confidencialidad de los datos personales y para limitar el acceso a estos datos solo a los usuarios que tienen autorizaci n para verlos o mantenerlos CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Respetar la privacidad de sus compa eros y socios comerciales D Recopilar guardar procesar y destruir correctamente los datos personales D Recopilar informaci n personal solo cuando sea necesario para fines empresariales leg timos D Tomar medidas para mantener la seguridad de la informaci n y respetar todos los procedimientos de seguridad para evitar el acceso y uso no autorizados D Ser precavido con los correos electr nicos que reciba de remitentes desconocidos o de remitentes camuflados en alguien que conoce D Denunciar inmediatamente cualquier posible violaci n de los archivos de datos LO QUE NO DEBE HACER D Divulgar datos personales a una persona no autorizada o enviar documentos sensibles sin la protecci n adecuada D Dejar los datos personales en una impresora o en un servidor compartido M S INFORMACI N D Compartir nombres de usuario y contrase as con nadie D Abrir un adjunto o hacer clic en un enlace si tiene alguna duda sobre el remitente D Guardar o transferir documentos profesionales usando dispositivos personales i Para m s detalles consulte con la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance o el Departamento de TI En las pol ticas de privacidad aplicables localmente podr encontrar informaci n adicional sobre la protecci n de datos de D Utilizar el correo personal o dispositivos no aprobados para realizar negocios de Sonepar SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 15
LO QUE DEBE SABER PROTECCI N DE ACTIVOS Los activos de Sonepar incluyen entre otros colaboradores inventarios bienes equipos accesorios y suministros bienes inmateriales ejemplos experiencia relaciones con los clientes planes comerciales software licencias datos p ginas web y nombres de dominio LOS ACTIVOS DE SONEPAR SE GESTIONAR N CON CUIDADO EN TODO MOMENTO activos financieros como efectivo incentivos por volumen descuentos y cuentas por cobrar informaci n confidencial propietaria y sensible incluidos secretos comerciales marcas patentes marcas registradas logotipos derechos de autor y otra propiedad intelectual imagen y reputaci n QU EST EN JUEGO Los activos de apoyo como ordenadores tel fonos tabletas etc se reservan para uso profesional Para que la empresa funcione con xito a largo plazo debemos proteger nuestros activos tangibles e intangibles contra la p rdida da o robo o uso il cito CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER M S INFORMACI N Para m s detalles consulte con la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance i D Utilizar y proteger correctamente los activos de Sonepar D Destruir o alterar documentos inadecuadamente D Cumplir con los programas de seguridad para salvaguardar los activos de Sonepar del uso o eliminaci n no autorizados y tambi n de la p rdida por un acto delictivo o abuso de confianza D Dejar que ning n tercero entre en nuestras instalaciones sin seguir el proceso de control aplicable D Proteger los activos de terceros en particular la confidencialidad derechos de propiedad intelectual e industrial as como los secretos comerciales de otros garantizando que los de Sonepar queden tambi n protegidos D Asegurarse de que los activos incluidos los activos de terceros confiados a Sonepar est n adecuadamente protegidos con las medidas de protecci n y las p lizas de seguro pertinentes D Denunciar inmediatamente cualquier p rdida mal uso o robo real o supuesto a su director 16 LO QUE NO DEBE HACER SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 D Utilizar los activos de la empresa para beneficio personal o para un fin comercial que no sea coherente con las Pol ticas de Sonepar D Utilizar copiar transferir o distribuir informaci n propietaria sin la autorizaci n de Sonepar D Eliminar activos de las instalaciones de Sonepar a menos que sea necesario para llevar a cabo las actividades comerciales de Sonepar
LO QUE DEBE SABER La informaci n confidencial incluye entre otra informaci n no p blica sobre INFORMACI N CONFIDENCIAL Y SENSIBLE estrategia costes precios m rgenes y beneficios LA INFORMACI N ES UNO DE NUESTROS ACTIVOS M S VALIOSOS SONEPAR TIENE EL COMPROMISO DE PROTEGER LA INFORMACI N TANTO SI NOS PERTENECE A NOSOTROS COMO SI PERTENECE A OTRA EMPRESA O PERSONA ES FUNDAMENTAL PARA NUESTRO XITO REPUTACI N Y SOSTENIBILIDAD COMO EMPRESA mercados log stica cadenas de suministros planes de marketing y ventas planes comerciales previsiones operaciones y resultados clientes y proveedores sistemas TI fusiones y adquisiciones juicios e investigaciones propiedad intelectual y propietaria como patentes marcas registradas secretos comerciales y derechos de autor e QU EST EN JUEGO Nuestros clientes proveedores y otros socios comerciales nos conf an su informaci n confidencial y propietaria y es esencial que la manejemos con cuidado para seguir mereciendo su confianza Los mismos es cierto para conservar la confianza de nuestros colaboradores informaci n personal sobre los colaboradores Puede estar reflejada en cualquier formato o herramienta como correos electr nicos contratos correspondencia llaves USB discos duros ordenadores tel fonos m viles cuentas archivos etc CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER LO QUE NO DEBE HACER D Proteger la informaci n confidencial del robo acceso no autorizado uso inadecuado divulgaci n o alteraci n D Utilizar cualquier informaci n confidencial para su propio uso personal o para el uso personal de otra persona o entidad D Respetar todos los acuerdos confidenciales entre Sonepar y sus socios comerciales D Publicar informaci n de la empresa en medios sociales por ejemplo fotos o v deos de un centro de distribuci n D Firmar los correspondientes acuerdos de confidencialidad o establecer cl usulas de confidencialidad espec ficas si tiene que compartir informaci n confidencial con terceros D Aplicar las pol ticas de conservaci n de documentos pertinentes i D Dejar informaci n confidencial en su despacho al abandonar la oficina M S INFORMACI N D Dejar informaci n confidencial en tablones o pizarras tras una reuni n Puede encontrar informaci n adicional y pautas en las pol ticas locales Para m s detalles consulte con la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance o el Departamento de TI SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 17
NUESTROS PRINCIPIOS COMO EMPRESA Todos somos responsables de hacer del Compliance una parte vital de nuestra empresa y nuestro xito La Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance puede ayudarle siempre que tenga dudas sobre una situaci n existente o una medida propuesta Olivier CATHERINE Director del Departamento Jur dico 18 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020
LO QUE DEBE SABER La corrupci n incluye ofrecer prometer dar solicitar o aceptar una ventaja indebida ya sea econ mica o no econ mica directa o indirectamente para alentar a una persona o recompensarla por conseguir un negocio influir en la concesi n de un contrato o un concurso p blico u obtener una decisi n favorable INTEGRIDAD EMPRESARIAL SONEPAR CONSTRUYE RELACIONES BASADAS EN LA CONFIANZA APLICAMOS UNA POL TICA DE TOLERANCIA CERO HACIA LOS SOBORNOS CORRUPCI N Y TR FICO DE INFLUENCIAS EN TODAS SUS FORMAS ESTE C DIGO SE HACE EXTENSIVO A NUESTROS SOCIOS COMERCIALES DE QUIENES ESPERAMOS QUE CUMPLAN CON LOS ESTRICTOS PRINCIPIOS TICOS DE SONEPAR QU EST EN JUEGO Las sanciones penales pueden ser duras para el colaborador o colaboradores culpables y Sonepar Algunos pa ses por ejemplo Estados Unidos Reino Unido y Francia tienen leyes que permiten que las autoridades intervengan contra los actos de corrupci n cometidos por personas o empresas fuera de las fronteras de dichos pa ses Por lo tanto cualquiera que viole estas normas puede ser procesado en otro pa s independientemente de d nde trabaje o resida Otros efectos muy negativos para Sonepar incluyen da os a la reputaci n p rdida de contratos exclusi n de concursos p blicos multas e indisponibilidad de la cobertura de seguro En general la corrupci n implica como m nimo a dos partes la parte que utiliza su poder o influencia a cambio de una ventaja indebida y la parte que ofrece o proporciona esta ventaja indebida Una persona que facilita un acto de corrupci n es un c mplice y la que se beneficia de este acto recibiendo una ventaja indebida es un receptor Son personalmente responsables de estas acciones El tr fico de influencias es utilizar indebidamente la posici n de uno o influir en nombre de alguien a cambio de dinero o favores Se considera que existe corrupci n incluso si la persona que ofrece una ventaja indebida act a a trav s de un tercero la persona que recibe la ventaja indebida no es el beneficiario final la acci n fraudulenta y la concesi n de la ventaja indebida no se producen simult neamente la ventaja indebida puede concederse por antelaci n o con posterioridad la ventaja indebida no es en forma de dinero CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Cumplir estrictamente con la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar D Realizar un proceso de diligencia debida para comprobar la integridad de nuestros socios comerciales antes de hacer negocios con ellos D Actualizar peri dicamente las evaluaciones del nivel de riesgo de un socio comercial D Anotar correctamente todos los gastos en las correspondientes cuentas de la entidad D Guardar los registros o documentos justificativos adecuados el beneficiario es un empleado del sector p blico o un empleado del sector privado LO QUE NO DEBE HACER D Ofrecer prometer ni dar ninguna ventaja indebida para conseguir un negocio influir en la concesi n de un contrato o un concurso p blico u obtener una decisi n favorable D Utilizar a terceros para hacer algo que no tenemos derecho a hacer directamente D Utilizar fondos personales para hacer algo que no tenemos derecho a hacer D Seguir trabajando con un socio comercial que no cumple con los principios de integridad empresarial de Sonepar D Hacer un pago de facilitaci n Ning n colaborador ser objeto de medidas disciplinarias por negarse a pagar un soborno independientemente de su impacto en las ventas rentabilidad finalizaci n de un proyecto o cualquier otro aspecto de nuestro negocio La corrupci n y el tr fico de influencias son ilegales en casi todos los pa ses y est n estrictamente prohibidos por este C digo de Conducta Aunque est n permitidos en algunas jurisdicciones en situaciones limitadas los pagos de facilitaci n para asegurar o agilizar un proceso o acci n rutinaria o necesaria por un funcionario p blico al que el autor del pago de facilitaci n tiene derecho legalmente est n prohibidos en Sonepar M S INFORMACI N i En la Pol tica anticorrupci n de Sonepar puede encontrar informaci n y pautas adicionales Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 19
LO QUE DEBE SABER Un regalo puede ser una amplia variedad de beneficios incluidos objetos materiales como un bol grafo un libro una botella de vino o una caja de bombones Un regalo puede ser tambi n el pago de un gasto como gastos de viaje o de hotel Una invitaci n puede ser una oferta para compartir un evento o un momento de ocio exclusivamente o parcialmente para fines comerciales como una comida en el restaurante un espect culo o un viaje REGALOS E INVITACIONES AUNQUE SEA APROPIADO Y HABITUAL EN ALGUNOS CASOS OFRECER O RECIBIR REGALOS PARA CONSOLIDAR LAS RELACIONES COMERCIALES O COMO SIMPLE CUESTI N DE CORTES A LOS COLABORADORES DE SONEPAR DEBEN ASEGURARSE DE NO INFLUIR EN LA TOMA DE DECISIONES DE NEGOCIOS O IMPEDIR EL BUEN JUICIO QU EST EN JUEGO Si se considera que las pr cticas comerciales de Sonepar se han visto afectadas por regalos o invitaciones la empresa y sus colaboradores pueden ser imputados por cargos de corrupci n perder negocios y da ar su reputaci n Una buena manera de evaluar la legitimidad de un regalo o una invitaci n es plantearse las siguientes preguntas Es la frecuencia de dicho regalo or invitation reasonable p NO Se ha realizado el regalo o la invitaci n con la suficiente transparencia p NO Existe una justificaci n comercial leg tima para el regalo o la invitaci n p NO Se sentir a c modo o lo estar a Sonepar si la prensa conociera la existencia del regalo o la invitaci n p NO Si responde que NO ta cualquiera de estas preguntas la recomendaci n es que se abstenga CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES M S INFORMACI N i LO QUE DEBE HACER D Cumplir estrictamente la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar y la pol tica de regalos local En la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar puede encontrar informaci n y pautas adicionales D Obtener la aprobaci n previa de su supervisor si el regalo o la invitaci n supera el umbral autorizado Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Ofrecer regalos o invitaciones de buena fe y solo con el fin de construir o mantener relaciones comerciales leg timas D Ofrecer solo regalos o invitaciones de un valor razonable D Informar de los regalos o invitaciones conforme a la contabilidad local y los procesos de Compliance 20 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER Hacer o recibir D Ning n regalo o invitaci n relacionado con una negociaci n venta o proceso de licitaci n D Ning n regalo o invitaci n con expectativa de reciprocidad D Ning n regalo en forma de efectivo o equivalente de efectivo D Ning n regalo en forma de servicios excesivos u otros beneficios no monetarios D Regalos o invitaciones lujosos
LO QUE DEBE SABER CONFLICTO DE INTERESES LAS ESTRICTAS NORMAS DE INTEGRIDAD DE SONEPAR EXIGEN QUE NUESTROS COLABORADORES ACT EN EN EL INTER S DE SONEPAR Y DE NUESTRAS PARTES INTERESADAS SE ESPERA QUE LOS COLABORADORES SIEMPRE SEAN CONSCIENTES Y EVITEN CUALQUIER POSIBLE CONFLICTO DE INTERESES QU EST EN JUEGO Un conflicto de intereses en el que los intereses personales de un colaborador o de un tercero prevalecen sobre los intereses de Sonepar puede poner en peligro la calidad y la legitimidad de una decisi n o una acci n La apariencia o existencia real de un Un conflicto de intereses se produce cuando los intereses privados de un colaborador interfieren o pueden interferir o dar la impresi n de que interfieren con sus responsabilidades profesionales como colaborador Algunos ejemplos habituales de situaciones de conflicto de intereses incluyen relaciones de trabajo personales como contratar o supervisar a un allegado muy cercano o promover los intereses econ micos personales sin la adecuada divulgaci n o aprobaci n Un conflicto de intereses puede afectar a su capacidad de actuar imparcialmente o plantear dudas acerca de su capacidad para cumplir con sus responsabilidades objetivamente conflicto de intereses puede da ar la imagen la reputaci n y el negocio de Sonepar y puede crear riesgos econ micos para Sonepar Un colaborador o un tercero que act e contra los intereses de Sonepar debido a un conflicto puede ser considerado responsable arriesg ndose a una medida disciplinaria CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Asegurarse de que sus decisiones y acciones son coherentes con los intereses de Sonepar y no se ven influidas por ning n inter s personal D Actuar con transparencia y objetividad al valorar las situaciones que pueden presentar un conflicto de intereses D Identificar y comunicar por escrito cualquier conflicto de intereses real o potencial para evitar la ambig edad D No participar en el proceso de toma de decisiones cuando se produzca o pueda producirse un conflicto de intereses LO QUE NO DEBE HACER D Abusar de los recursos de Sonepar o utilizar el nombre de Sonepar para beneficio personal D Influir en el empleo evaluaci n de desempe o o remuneraci n de un amigo o familiar M S INFORMACI N i En la Pol tica de Conflicto de Intereses de Sonepar puede encontrar informaci n y normas adicionales Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Conceder un contrato o influir en la concesi n de un contrato a una entidad en la que usted o un allegado cercano tenga un inter s D Ocultar cualquier informaci n sobre un conflicto de intereses real o potencial En algunas circunstancias los colaboradores deber n completar una Declaraci n de conflicto de intereses SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 21
LO QUE DEBE SABER El fraude es cualquier acto ilegal caracterizado por el enga o ocultaci n o violaci n de la confianza PREVENCI N DEL FRAUDE En la pr ctica puede adoptar varias formas como informes econ micos enga osos incluidos registros distorsionados transacciones falsificadas o principios contables mal utilizados que den lugar a informaci n financiera intencionadamente enga osa desviaci n de fondos facturas falsas manipulaci n de cheques falsificaci n de detalles bancarios robo de activos de Sonepar suministros hardware datos falsificaci n de recibos para los informes de gastos solicitud de reembolso de gastos ficticios ausencias no declaradas falsificaci n de una reclamaci n a un tercero proveedor compa a de seguros imprecisiones intencionadas en el recuento de inventario falsificaciones y copias Sonepar tambi n puede estar expuesto a intentos de fraude externos como QU EST EN JUEGO falsas instrucciones de transferencias bancarias del director general La prevenci n del fraude es esencial no solo porque puede costar una gran cantidad de dinero y otros recursos a Sonepar sino tambi n porque puede da ar nuestros intereses y nuestra imagen cuentas bancarias o n meros de referencia falsos Pueden imponerse graves sanciones disciplinarias administrativas civiles y penales sobre cualquier persona o empresa implicada en actividades fraudulentas actos ilegales de terceros contra los intereses de Sonepar CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES i M S INFORMACI N Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance LO QUE DEBE HACER D Cumplir con todos los procesos internos incluidos entre otros los informes trimestrales de fraude D Identificar los activos sensibles y los problemas relacionados con un posible fraude dentro de nuestra empresa para apoyar unos procesos de control internos efectivos D Aumentar la sensibilizaci n dentro de Sonepar sobre el fraude y sus consecuencias 22 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Saltarse un proceso simplemente porque todo el mundo lo hace D Alterar falsificar o tergiversar cualquier transacci n o movimiento de inventario D Permitir que se sigan produciendo irregularidades sin abordarlas ni corregirlas
LO QUE DEBE SABER Las leyes sobre competencia fomentan la libre y justa competencia en beneficio de todos los socios comerciales COMPETENCIA LEAL Por lo general estas leyes proh ben los contratos o acuerdos entre competidores que socaven la competencia SONEPAR TIENE EL COMPROMISO DE DESEMPE AR SUS ACTIVIDADES COMERCIALES DE MANERA TRANSPARENTE Y JUSTA CUMPLIENDO PLENAMENTE CON LAS LEYES Y NORMATIVAS SOBRE COMPETENCIA DE LAS JURISICCIONES EN LAS QUE EST PRESENTE DEJAMOS CLARO A NUESTROS COLABORADORES Y SOCIOS COMERCIALES QUE NOS TOMAMOS MUY EN SERIO ESTAS NORMATIVAS Y ESPERAMOS QUE LAS CUMPLAN ESTRICTAMENTE regulan el comportamiento de las empresas dominantes exigen la revisi n previa y en algunos casos la autorizaci n para las fusiones adquisiciones y otras operaciones para evitar que reduzcan considerablemente la competencia Estas leyes son complejas y var an considerablemente de un pa s a otro Una conducta admisible en un pa s puede ser ilegal en otro QU EST EN JUEGO La violaci n de las leyes sobre competencia puede ser objeto de importantes sanciones por parte de las autoridades de competencia Tambi n puede llevar a da os a la reputaci n de Sonepar demandas civiles presentadas por posibles v ctimas de pr cticas anticompetitivas penas de prisi n o multas medidas disciplinarias internas por Sonepar CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Cumplir con las leyes y normativas sobre competencia aplicables y con la Pol tica de Competencia de Sonepar D Competir de manera justa y equitativa en todo momento D Evitar los contactos de negocios formales o informales con la competencia LO QUE NO DEBE HACER D Participar en ninguna conversaci n o acuerdo il cito con un competidor sobre precios m rgenes descuentos costes niveles de stock reparto de clientes proveedores territorios colaboradores o contratos D Compartir informaci n con la competencia en particular con asociaciones empresariales M S INFORMACI N i Para m s informaci n consulte la Pol tica de Competencia de Sonepar Puede consultar a su Departamento Jur dico para entender las leyes y normativas sobre competencia concretas que debe cumplir D Denigrar o desacreditar a los competidores de ninguna manera SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 23
LO QUE DEBE SABER Es esencial garantizar que todos los protagonistas de la cadena de suministros act en de acuerdo con nuestros compromisos y principios que incluyen SELECCI N DE PROVEEDORES respeto de los derechos humanos prevenci n del acoso y la discriminaci n protecci n del medio ambiente trabajar con integridad empresarial Las expectativas espec ficas para nuestros proveedores se describen en el C digo de Conducta para Proveedores de Sonepar Esperamos que nuestros proveedores cumplan con todas las leyes y normativas aplicables obligaciones contractuales y pol ticas de Sonepar SONEPAR ESTABLECE RELACIONES DURADERAS CON LOS PROVEEDORES QUE SON ABIERTAS Y FOMENTAN EL APOYO MUTUO ESTAS RELACIONES COMERCIALES SE BASAN EN LOS PRINCIPIOS DE CONFIANZA JUSTICIA Y LEALTAD SONEPAR NO ABUSAR DE SU POSICI N EN EL MERCADO PARA OBTENER UN TRATO PREFERENTE DE SUS PROVEEDORES QU EST EN JUEGO Si un actor de la cadena de suministros no cumple con estos principios el rendimiento la reputaci n y la imagen de Sonepar pueden verse gravemente afectados CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES M S INFORMACI N i Para m s informaci n consulte el C digo de Conducta para Proveedores de Sonepar y la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar Las preguntas sobre las pr cticas de compra de Sonepar se pueden dirigir al Departamento de Compras local o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance 24 LO QUE DEBE HACER D Tratar a los proveedores justamente D Evitar los conflictos de intereses que pueden perjudicar la toma de decisiones objetiva e independiente D Asegurarse de que se han entendido nuestras expectativas ticas antes de hacer negocios con un proveedor D Cumplir y hacer cumplir las obligaciones contractuales SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Seguir trabajando con un proveedor que incumple repetidamente las expectativas de Sonepar y que no respeta los principios establecidos en nuestro C digo de Conducta para Proveedores D Empezar a hacer negocios con un proveedor sin haber realizado antes el proceso de diligencia debida adecuado
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NUESTROS PRINCIPIOS COMO CIUDADANO Debemos cumplir e intentar superar las leyes y normativas aplicables en materia de medio ambiente siempre que hagamos negocios adem s de intentar reducir el impacto medioambiental de Sonepar en su conjunto Tambi n procuramos contribuir al desarrollo econ mico y al bienestar social de las comunidades asoci ndonos con los actores locales Matt POTHECARY Director de Comunicaci n y Sostenibilidad 26 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020
LO QUE DEBE SABER En 2015 193 pa ses adoptaron la Agenda para el Desarrollo Sostenible 2030 de las Naciones Unidas y sus 17 objetivos Sirven de referencia para que los pa ses y empresas logren un futuro mejor y m s sostenible para todos MEDIO AMBIENTE SONEPAR TIENE LA RESPONSABILIDAD DE PROTEGER EL MEDIO AMBIENTE SONEPAR DEBE CUMPLIR Y ESFORZARSE POR SUPERAR TODAS LAS LEYES Y NORMATIVAS MEDIOAMBIENTALES APLICABLES La estrategia de desarrollo sostenible de Sonepar se corresponde con estos objetivos de las Naciones Unidas y busca acelerar el acceso a una energ a limpia y asequible las medidas clim ticas la calidad de la educaci n y el consumo responsable QU EST EN JUEGO Como l der mundial en la distribuci n B2B de soluciones y productos el ctricos y servicios relacionados Sonepar es un elemento fundamental en la transici n energ tica Sonepar est plenamente comprometido con situar el planeta en el centro de sus actividades comerciales y se est preparando para los retos futuros de la transici n energ tica apostando por productos eficientes energ ticamente y concienciando sobre la sostenibilidad Sonepar quiere aprovechar su tama o su capacidad log stica y su amplia gama de productos para acelerar la transici n energ tica centr ndose en parte en la venta de soluciones para potenciar la eficiencia energ tica calefacci n refrigeraci n ventilaci n aire acondicionado iluminaci n gesti n energ tica dom tica etc la energ a renovable solar bombas de calor almacenamiento de energ a etc y la movilidad el ctrica CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Cumplir siempre con las leyes medioambientales D Respetar el medio ambiente al desarrollar las actividades comerciales de Sonepar D Involucrar a los clientes para que compren productos m s sostenibles m s eficientes energ ticamente reciclables econom a circular menos embalaje D Reducir el consumo de pl stico y papel D Gestionar correctamente los residuos y fomentar su reciclaje D Involucrar a los proveedores para reducir el embalaje facilitar la huella de carbono de sus productos y reducir el transporte en las fases iniciales D Orientar las pr cticas de compra hacia los productos sostenibles m s eficientes energ ticamente reciclables econom a circular menos embalaje D Dar prioridad a los medios de transporte con bajo consumo energ tico y bajas emisiones de CO2 para los desplazamientos viajes profesionales log stica y visitas a clientes uso compartido veh culos h bridos y el ctricos D Involucrar a los clientes para que agrupen sus compras y reduzcan las entregas D Reducir los pedidos pendientes con los proveedores D Optimizar los espacios de almacenamiento y reutilizar los contenedores cuando sea posible M S INFORMACI N D Dar prioridad a la eficiencia energ tica y las tecnolog as energ ticas renovables en los edificios D Dar prioridad a la comunicaci n digital en lugar de los viajes cuando sea posible i Las preguntas pueden dirigirse al Departamento de Desarrollo Sostenible de Sonepar o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance LO QUE NO DEBE HACER D Aceptar pr cticas medioambientales de los proveedores y otros socios comerciales que no ser an aceptables en las operaciones diarias de Sonepar SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 27
LO QUE DEBE SABER Como empresa socialmente responsable Sonepar contribuye al desarrollo de las comunidades locales en las que est presente a trav s de donaciones patrocinios y actividades de voluntariado de los colaboradores Se realizan donaciones de productos y dinero a las comunidades locales para apoyar proyectos sociales educativos o humanitarios Las contribuciones a las asociaciones industriales o las cuotas de afiliaci n a organizaciones que favorecen los intereses de las empresas no se consideran donaciones CONTRIBUCI N A LAS COMUNIDADES LOCALES SONEPAR ES UN ACTOR SOCIALMENTE RESPONSABLE UN BUEN VECINO Y UN CIUDADANO PREOCUPADO Y COMPROMETIDO CON LAS COMUNIDADES EN LAS QUE REALIZA NEGOCIOS SONEPAR ANIMA A LOS COLABORADORES A DESEMPE AR UN PAPEL ACTIVO EN SU COMUNIDAD QU EST EN JUEGO Adem s de cumplir nuestras responsabilidades como empresa socialmente responsable en las comunidades en las que estamos presentes las contribuciones a las comunidades locales ayudan a crear una imagen corporativa positiva y pueden generar nuevas oportunidades de negocio Las donaciones o patrocinios solo pueden hacerse en determinadas circunstancias legales para evitar riesgos de sanciones o da os a la reputaci n de Sonepar debido a comportamientos ilegales o poco ticos CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER i M S INFORMACI N Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance 28 D Tratar con respeto a los miembros de las comunidades locales en las que Sonepar est presente D Actuar siempre con transparencia al realizar donaciones o participar en actividades de patrocinio D Identificar justificar y documentar claramente la identidad del destinatario y el uso previsto de la donaci n D Las contribuciones a patrocinios deben tener unos objetivos claramente definidos por escrito y deben apoyar causas leg timas que respalden la marca Sonepar D Hacer contribuciones ben ficas solo a organizaciones sin nimo de lucro o no gubernamentales de conformidad con las pol ticas de Sonepar incluidos los c digos de conducta locales las leyes y normativas locales aplicables y tras haber obtenido la aprobaci n o aprobaciones correspondientes SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Involucrar a Sonepar en acciones que no sean coherentes con nuestros principios ticos y o que puedan da ar la reputaci n de Sonepar D Solicitar a los colaboradores o socios comerciales que hagan regalos o donaciones a proyectos filantr picos D Hacer una donaci n a ninguna entidad que represente o pueda representar un conflicto de intereses potencial o influir en una decisi n comercial D Hacer ninguna donaci n a grupos religiosos sin el correspondiente proceso previo de diligencia debida y solo tras haber obtenido la aprobaci n pertinente
LO QUE DEBE SABER Las acciones de presi n pol tica consisten en actividades destinadas a influir en las decisiones o directivas de un gobierno o instituci n p blica CONTRIBUCIONES POL TICAS Y PRESI N Las contribuciones pol ticas se refieren a cualquier contribuci n ya sea en efectivo o en especie para apoyar una causa pol tica partido candidato comit de acci n campa a o funcionario A VECES SONEPAR PUEDE PARTICIPAR PROACTIVAMENTE EN EL PROCESO P BLICO DE TOMA DE DECISIONES EN LOS PA SES DONDE EST PRESENTE SONEPAR RESPETA LOS DERECHOS DE LOS COLABORADORES DE PARTICIPAR EN ACTIVIDADES POL TICAS SIEMPRE QUE NO LO HAGAN EN NOMBRE O REPRESENTACI N DE SONEPAR QU EST EN JUEGO Contribuir activamente al proceso p blico de toma de decisiones forma parte integral del proceso democr tico y es una actividad leg tima ya que permite que se tengan en cuenta las opiniones de distintos intereses sociales Sin embargo en algunos casos la presi n pol tica puede constituir corrupci n o tr fico de influencias si se ofrece o se recibe una ventaja indebida con el fin de tratar que una persona influyente apoye una ley normativa y o decisi n favorable a Sonepar o perjudicial para la competencia CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Al participar en actividades pol ticas a t tulo personal debe hacerlo en su nombre y nunca en nombre de Sonepar D Informar a su director si la participaci n en una actividad pol tica puede tener un impacto en sus responsabilidades con Sonepar o puede crear confusi n y derivar potencialmente en un conflicto de intereses LO QUE NO DEBE HACER D Hacer ninguna contribuci n pol tica en nombre de Sonepar ya sea directa o indirectamente sin obtener antes la aprobaci n o aprobaciones correspondientes M S INFORMACI N D Utilizar los recursos de Sonepar para participar en cualquier actividad pol tica Para m s informaci n consulte la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar D Asegurarse de que cualquier actividad de presi n pol tica se haga con total transparencia y con honestidad e integridad D Utilizar su posici n en Sonepar para sugerir que Sonepar apoya o participa en una causa u organizaci n pol tica D Recibir la aprobaci n previa para todas las actividades de presi n pol tica y comunicar dichas actividades a la direcci n superior de su empresa y a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Participar en actividades de presi n para fines corruptos o ilegales o para influir indebidamente en una decisi n i Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Respetar estrictamente las normas sobre prevenci n de la corrupci n y regalos e invitaciones SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 29
LO QUE DEBE SABER Las sanciones econ micas y los embargos comerciales limitan las actividades con algunos pa ses territorios sectores comerciales bienes espec ficos y personas bloqueadas Sonepar tiene el compromiso de realizar negocios de conformidad con todas las sanciones econ micas y comerciales aplicables impuestas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros OFAC de Estados Unidos la Uni n Europea y otras autoridades nacionales e internacionales Por lo tanto es esencial determinar si las regulaciones de control de las importaciones y exportaciones se aplican a cualquier operaci n concreta Debe llevarse a cabo un proceso de diligencia debida para asegurarse de que el cliente o proveedor extranjero no sea una persona bloqueada como un Nacional Especialmente Designado SDN de la OFAC ni sea propiedad directa o indirectamente en un 50 o m s de una o m s de estas personas bloqueadas Algunos pa ses como Estados Unidos tienen leyes antiboicot y regulaciones que proh ben a sus ciudadanos y empresas cumplir con o apoyar el boicot de un pa s a otro pa s que no est aprobado por el gobierno La pol tica de Sonepar es cumplir con cualquier ley antiboicot aplicable CONTROL DEL COMERCIO INTERNACIONAL LA VENTA DE PRODUCTOS MATERIALES O TECNOLOG AS IMPORTADOS O EXPORTADOS PUEDE ESTAR SUJETA A UNAS REGULACIONES ESPEC FICAS ALGUNOS PA SES TAMBI N IMPONEN RESTRICCIONES SOBRE LOS TRATOS COMERCIALES CON ALGUNAS ENTIDADES Y PERSONAS SONEPAR CUMPLE CON TODAS LAS LEYES APLICABLES QUE RIGEN EL COMERCIO INTERNACIONAL QU EST EN JUEGO Las sanciones por violar estos requisitos son severas y pueden incluir elevadas multas econ micas o acciones penales Tambi n puede suponer un incumplimiento de los acuerdos de financiaci n en los que Sonepar sea parte CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER M S INFORMACI N i Para m s informaci n consulte la Pol tica de Control del Comercio Internacional de Sonepar Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Cumplir con los principios aqu recogidos y con la Pol tica de Control del Comercio Internacional de Sonepar D Cumplir con las regulaciones de control de las importaciones y exportaciones D Obtener de las autoridades competentes cualquier licencia necesaria para importar o exportar bienes en un pa s espec fico D Realizar una verificaci n de integridad para garantizar que el posible socio comercial no est en una lista de sanciones D Cumplir con las cl usulas de control comercial incluidas en los contratos con los socios comerciales 30 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Entablar una relaci n comercial sin haber realizado antes la pertinente comprobaci n de integridad D Realizar negocios sin la licencia necesaria D Hacer la vista gorda a exportaciones de las que tiene motivos para creer que van destinadas a un pa s o persona sujeto a sanciones
LO QUE DEBE SABER El blanqueo de capitales se produce cuando PREVENCI N DEL BLANQUEO DE CAPITALES se ocultan ganancias il citas detr s de tratos comerciales leg timos se transfieren fondos obtenidos ilegalmente a trav s del sistema financiero en un intento por ocultar su origen delictivo QU EST EN JUEGO HAY QUE TENER CUIDADO El blanqueo de capitales se considera un delito Dependiendo de los pa ses tanto Sonepar como sus colaboradores pueden ser castigados con penas de prisi n y multas Casi todas las multinacionales se enfrentan al riesgo de ser explotadas por personas implicadas en el blanqueo de capitales Debemos obrar con mucha cautela para proteger la reputaci n de Sonepar y evitar sanciones Con las siguientes situaciones D transferencia de fondos que impliquen zonas geogr ficas de alto riesgo D operaciones o actividades que requieren pagos en efectivo D uso de gastos menores D peticiones inusuales D operaciones estructuradas para eludir las obligaciones de declarar o informar de operaciones CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER D Permanecer siempre alerta D Realizar siempre una verificaci n de integridad como se detalla en la Pol tica Anticorrupci n de Sonepar para asegurarse de que el posible socio comercial no est implicado ni financiado con actividades ilegales D Denunciar enseguida cualquier sospecha de irregularidad D Registrar todas las operaciones correctamente LO QUE NO DEBE HACER i D Ocultar pagos recurriendo a un tercero D Aceptar pagos inusuales M S INFORMACI N Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director su Departamento de Finanzas o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 31
LO QUE DEBE SABER Con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos es necesario garantizar que las operaciones y las actividades de la empresa est n correctamente registradas PRESENTACI N DE INFORMES EXACTOS E INTEGRIDAD FINANCIERA SONEPAR SE ESFUERZA POR SER UN BUEN CIUDADANO CORPORATIVO ALL DONDE EST PRESENTE ESTO INCLUYE RESPETAR LAS LEYES TRIBUTARIAS Y GARANTIZAR LA EXACTITUD DE LOS INFORMES FINANCIEROS QU EST EN JUEGO La exactitud es esencial para que una empresa tenga xito Los informes exactos y transparentes tambi n ayudan a evitar y detectar fraudes cumplir con los criterios de contabilidad y elaboraci n de informes locales mantener los acuerdos de tica empresarial necesarios y asegurarse de que las actividades de Sonepar no se utilizan para blanquear dinero de actividades delictivas CU LES SON SUS RESPONSABILIDADES LO QUE DEBE HACER M S INFORMACI N i Tiene dudas o preguntas Si tiene dudas pregunte a su director o a la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance D Asegurarse de que todas las operaciones activos y pasivos est n registrados de manera correcta y puntual en los libros y cuentas de Sonepar con arreglo a los principios contables aplicables D Asegurarse de que todas las operaciones est n autorizadas por la direcci n y cerradas conforme a las leyes y regulaciones aplicables D Obtener siempre la documentaci n suficiente y adecuada para respaldar la informaci n introducida en los libros registros y cuentas de Sonepar D Preparar los formularios de impuestos de forma exacta y puntual D Pagar todos los impuestos locales y nacionales exigidos por las leyes tributarias D Informar con exactitud de las campa as de control internas 32 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 LO QUE NO DEBE HACER D Cambiar la codificaci n de ning n producto D Estructurar o registrar ninguna operaci n activo pasivo o solicitud de reembolso ni participar en ning n otro acto en un intento por manipular los resultados operativos activos o pasivos presentados para eludir el sistema de controles internos de Sonepar y los procesos relacionados o para conseguir otros objetivos il citos
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ESTE P STER SE DISTRIBUYE A TODAS LAS ENTIDADES ALL COMMITTED ALL COMPLIANT Philippe DELPECH Chief Executive Officer ENSURING COMPLIANCE rns We count on you to report your conce ior if you see or suspect unethical behav reference Sonepar Code of Conduct and other sonepar com documents are available at www 34 SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 Vanessa SANSEN VP Legal and Compliance REPORTING A CONCERN ing Use Sonepar s confidential whistleblow of the law or system to report possible violations cedures of our Code of Conduct Policies or Pro epar com or contact groupcompliance son
RECUERDE AL REALIZAR SUS ACTIVIDADES DIARIAS SIEMPRE DEBE 1 2 3 Respetar los principios de este C digo de Conducta y de cualquier c digo de conducta local aplicable a sus actividades en Sonepar Utilizar el sentido com n en su trabajo y en sus decisiones Utilizar los recursos que Sonepar pone a su disposici n como gu a cuando tenga preguntas 4 5 6 Exigir a los compa eros y socios comerciales unos estrictos criterios ticos Evitar sacrificar su integridad profesional para beneficio o ganancia personal Pensar dos veces en el impacto de sus acciones y qu suceder a si se hiciera p blico Las traducciones de este documento puede estar sujetas a interpretaci n Solo la versi n inglesa se considerar aut ntica Primera edici n Diciembre de 2017 Nueva edici n Enero de 2020 La Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance est a su disposici n para responder a cualquier pregunta que pueda tener sobre el C digo de Conducta o sus Pol ticas y Procedimientos asociados o para comentar cualquier duda o preocupaci n que pueda tener con relaci n a los mismos Puede contactar directamente con el Departamento de Compliance del Grupo groupcompliance sonepar com En la intranet de Sonepar encontrar una lista de contactos actualizada de la Red de profesionales del Departamento Jur dico de Riesgos y Compliance Cr ditos fotogr ficos iStock ipopba vm hocus focus COMiCZ Tryaging Rawpixel ronstik Dominik Obertreis Philippe G rardin S bastien Millier Sylvain Adenot Photography SONEPAR C DIGO DE CONDUCTA 2020 35
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